Lección 3: Reglas de aprobación y asignaciones a empleados
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Una vez dadas de alta las estructuras básicas, vamos a crear quienes son los aprobadores de cada empleado. Para ello vamos a crear las reglas de aprobación.
Por defecto Evertime crea una regla de aprobación denominada GENERAL que se queda marcada por defecto y que es la que se utilizará en caso de que no existan más definiciones de reglas de aprobación. Básicamente, lo que hace es decir que el aprobador es el usuario ADMIN de la organización. Como digo, para pequeñas empresas es válido, pero para la mayoría de las organizaciones será necesario desactivarla (quitarla por defecto) y definir las reglas que posteriormente serán asignadas a cada empleado.
Con la finalidad de cumplir con la mayor funcionalidad posible, el sistema de aprobaciones permite definir tres pasos de aprobación. Solo el primero es obligatorio y si se definen más de uno, deberán confirmarse afirmativamente todos los pasos para darse por aprobada una solicitud. En caso contrario, será una solicitud rechazada.
Cada paso puede tener hasta tres aprobadores, simplemente debe marcarse qué empleado es el aprobador. Cada paso puede indicarse si es necesaria la aprobación de todos los empleados definidos en el paso o simplemente se valida con la confirmación positiva de uno de ellos.
Para aclarar correctamente una definición de regla de aprobación realizaremos un par de ejemplos.
En el primer ejemplo, definiremos un único paso con dos personas que deben aprobar la solicitud del empleado. Concretamente estamos indicando que ambos tienen que autorizar afirmativamente para dar por aprobada la solicitud del empleado.
1.- Ambos aprobadores deben contestar afirmativamente
En este segundo ejemplo, vamos a definir una regla con dos pasos. En el primer paso debe confirmar el aprobador definido. Mientras que en el segundo paso deberá confirmar uno de los dos aprobadores definidos.
En otras palabras, hay tres aprobadores y es necesario que apruebe el usuario definido en el primer paso y uno de los dos que están definidos en el segundo.
2.- APRUEBA EL PRIMER PASO Y UNO DE LOS DOS DEL SEGUNDO PASO
En la siguiente diapositiva se puede ver cómo se asignan las reglas definidas anteriormente a un empleado. Utilizaremos la regla de dos pasos para las solicitudes de ausencia y la de un solo paso para las reglas de fichaje.
Para ello, simplemente ir a la ficha del empleado, seleccionando el botón de modificar (lápiz de la línea). Posteriormente, una vez establecidas las reglas, pinchar sobre el icono de grabación de la parte inferior derecha de la ficha.
